Dit privacystatement gaat over Ultimum B.V. Het adres en de bedrijfsinformatie van Ultimum zijn hier te vinden. Ons privacystatement bestaat uit twee delen; een eerste gedeelte dat alleen gaat over freelancers, werknemers van opdrachtnemers en potentieel tijdelijke werknemers (paragraaf 1) en een tweede gedeelte dat alleen gaat over werknemers of vertegenwoordigers van (potentiële) opdrachtgevers, leveranciers en andere bedrijven (paragraaf 2).

Ultimum verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van haar missie: het aannemen en uitvoeren van ICT-projecten voor, en het aanleveren van ICT-kennis aan, maar ook het insourcen van applicaties en ICT-diensten van opdrachtgevers.

1. Gegevens die Ultimum verwerkt van freelancers en potentiël tijdelijke werknemers

Vertrekpunt bij het verwerken van uw persoonsgegevens is dat u deze gegevens zelf/uit vrije wil aan Ultimum beschikbaar stelt en dan alleen voor de volgende doelen, te weten om:

a)    te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving;
b)    uw geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht te beoordelen, uw beschikbaarheid vast te leggen en u in contact te brengen met één of meerdere (potentiële) opdrachtgevers;
c)    met u een relatie aan te gaan als tijdelijke werknemer, freelancer, ZZP’er of anderszins als opdrachtnemer (een “tijdelijke werknemer”) en hiervoor een kloppende administratie te voeren, dan wel om een relatie aan te gaan gericht op het werven/uitvoeren van opdrachten en hiervoor een (financiële) administratie te voeren;
d)    met onze opdrachtgever(s) overeenkomsten te sluiten en deze uit te voeren;
e)    onze re-integratieverplichtingen na te komen voor tijdelijke werknemers;
f)    u te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur) en om u namens Ultimum aanbiedingen te kunnen doen;
g)    managementinformatie te genereren en marktanalyses, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles uit te voeren;
h)    indien van toepassing, een externe partij de validiteit van het door u aangeleverde identiteitsbewijs te laten controleren en/of een screening te laten uitvoeren.

Ultimum verwerkt onder meer de volgende gegevens

U stelt uw gegevens beschikbaar doordat u een CV en de daarmee gemoeide overige gegevens per e-mail of via een ander medium aan ons toestuurt. Hierom worden mogelijk de volgende gegevens van u verwerkt:
NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats), e-mailadres, telefoonnummer, contactgegevens, nationaliteit, geboortedatum- en plaats, geslacht, burgerlijke staat, werkervaring, bankrekeningnummer, opleiding- en scholingsgegevens, (kopie) getuigschriften, referenties, en waar wettelijk toegestaan een (kopie) pasfoto, (kopie) ID-bewijs, BSN, (kopie) werkvergunning en (kopie) verblijfsvergunning.

Wat zijn de grondslagen van Ultimum voor het verwerken van persoonsgegevens

Voor de bovengenoemde doelen a) t/m h) heeft Ultimum volgens de AVG redenen nodig (juridisch worden deze grondslagen genoemd) om uw persoonsgegevens te verwerken. Het verwerken van persoonsgegevens is namelijk:
a)    noodzakelijk voor Ultimum om te voldoen aan een wettelijke plicht;
b)    noodzakelijk voor het aangaan van een overeenkomst tussen u en een opdrachtgever;
c)    noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst met u;
d)    noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst met onze opdrachtgevers;
e)    op basis van uw toestemming om deze informatie te ontvangen;
f)    in het gerechtvaardigd bedrijfsbelang van Ultimum;
g)    voor zover screening noodzakelijk is voor een functie, nodig voor het kunnen aangaan van een overeenkomst.

Doorgifte van persoonsgegevens aan derden

Ultimum kan uw persoonsgegevens doorgeven aan haar (potentiële) opdrachtgevers, leveranciers (bijvoorbeeld opleidingsinstanties), auditinstanties, overheidsinstellingen, onderaannemers en aan bedrijven en/of personen die zij heeft ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken (waaronder verwerkers). Daarnaast kan Ultimum uw gegevens verstrekken aan derden indien zij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis is gerechtigd of wordt verplicht, dan wel daartoe toestemming van u voor heeft gekregen. Verder kan Ultimum uw profiel of CV, nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven, al dan niet geanonimiseerd binnen een besloten gedeelte op haar website(s) en klantenportals plaatsen.
Ultimum bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld en houdt zich ter zake aan de geldende wet- en regelgeving.

2. Gegevens die Ultimum verwerkt van contactpersonen van (potentiële) opdrachtgevers, leveranciers en andere bedrijven

Persoonsgegevens die Ultimum ontvangt van medewerkers of vertegenwoordigers van (potentiële) opdrachtgevers, leveranciers, verkopers en andere bedrijven of instellingen (de “contactpersonen”), gebruiken wij voor de volgende doeleinden:

a)    om u gebruik te kunnen laten maken van onze dienstverlening en/of gebruik te kunnen maken van uw dienstverlening;
b)    om met u een handelsrelatie aan te gaan en te onderhouden;
c)    om opdrachten overeen te komen en/of uit te kunnen (laten) voeren;
d)    om u te informeren over onze dienstverlening en overige activiteiten (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven en bedrijfsmagazines) en om u aanbiedingen te kunnen doen;
e)    om geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen.

Ultimum verwerkt onder meer de volgende gegevens

NAW-gegevens (naam, adres, vestigings-/woonplaats), geboortedatum (optioneel, namelijk voor zover verstrekt), e-mailadres, gegevens voor het onderhouden van de relatie, functie- en contactgegevens.

Wat zijn de grondslagen van Ultimum voor het verwerken van persoonsgegevens

Voor de bovengenoemde doelen a) t/m e) heeft Ultimum volgens de AVG redenen nodig (juridisch worden deze grondslagen genoemd) om persoonsgegevens van contactpersonen te verwerken, namelijk:
a)    om u gebruik te kunnen laten maken van onze dienstverlening en/of gebruik te kunnen maken van uw dienstverlening;
b)    om met u een handelsrelatie aan te gaan en te onderhouden;
c)    om opdrachten overeen te komen en/of uit te kunnen (laten) voeren;
d)    om u te informeren over onze dienstverlening en overige activiteiten (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven en bedrijfsmagazines) en om u aanbiedingen te kunnen doen;
e)    om geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen.

Doorgifte van persoonsgegevens aan derden

Ultimum kan de persoonsgegevens van contactpersonen doorgeven aan anderen indien dit van belang is voor de uitvoering van haar dienstverlening.

Ultimum kan uw gegevens bovendien doorgeven aan sollicitanten/kandidaten en werknemers, leveranciers (bijvoorbeeld opleidingsinstanties), auditinstanties, overheidsinstellingen, onderaannemers en aan bedrijven en/of personen die zij heeft ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken (waaronder verwerkers). Daarnaast kan Ultimum uw gegevens verstrekken aan anderen indien zij daartoe op grond van de wet- en/of regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis is gerechtigd of wordt verplicht, dan wel toestemming van u heeft gekregen.

Verder kan Ultimum uw bedrijfsprofiel of vacatures van uw onderneming, nadat u daartoe toestemming heeft gegeven, al dan niet geanonimiseerd op haar website plaatsen en/of openbaar maken. Ultimum bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld en houdt zich ter zake aan de geldende wet- en regelgeving.

Dataopslag en beveiliging

Persoonsgegevens die Ultimum verwerkt, worden opgeslagen en bewaard binnen de EU. Wanneer Ultimum persoonsgegevens moet bewaren buiten de Europese Unie, zorgen wij ervoor dat wordt voldaan aan de AVG-regels voor internationale datatransfer.

Ultimum spant zich tot het uiterste in om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking en/of verlies. Medewerkers van Ultimum die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding.

Verwerkers

Voor onze dienstverlening moet Ultimum met externe partijen werken die namens ons persoonsgegevens ontvangen en verwerken. Het gaat bijvoorbeeld om aanbieders van e-mailoplossingen, cloudopslag en cybersecurity. Zulke externe partijen worden ‘verwerkers’ genoemd onder de AVG. Ultimum heeft met alle verwerkers contracten gesloten die voldoen aan de privacywetgeving. Een lijst met verwerkers is per e-mail op te vragen via: info@ultimum.nl.

Uw rechten onder AVG

Op grond van de AVG heeft u meerdere rechten die u kunt uitoefenen over de persoonsgegevens die Ultimum van u verwerkt. Het gaat hier om het recht op inzage, aanpassing, verbetering of verwijdering van uw data, het recht op bewaar tegen of beperking van onze verwerking, maar ook het recht op dataportabiliteit van uw gegevens. U kunt deze rechten inroepen via een e-mail naar info@ultimum.nl, dan wel per brief naar het onderstaande adres. Wij zullen binnen 1 (één) maand na ontvangst van uw verzoek, op uw verzoek reageren.

Vragen, opmerkingen en klachten

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft met betrekking tot dit privacystatement of de manier waarop Ultimum uw gegevens registreert, gebruikt en verwerkt, dan kunt u deze per e-mail kenbaar maken via info@ultimum.nl, dan wel door een brief te sturen naar Ultimum B.V, t.a.v. Juridische Zaken, Versterkerstraat 4, 1322 AP te ALMERE. Indien wij er onderling niet in slagen tot een oplossing te komen, kunt u hier een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aanpassen privacystatement

Ultimum kan dit privacystatement aanpassen. De meest actuele versie is altijd via de Ultimum website te raadplegen.

Aansprakelijkheid

Aansprakelijkheid van Ultimum voor indirecte schade op grond van dit privacystatement, waaronder gevolgschade en inkomstenverlies, is in alle gevallen uitgesloten. Iedere eventuele aansprakelijkheid is daarnaast beperkt tot een bedrag van maximaal €1.000,-- per gebeurtenis en maximaal €10.000,-- per kalenderjaar voor alle gebeurtenissen. De aansprakelijkheid van Ultimum zal verder, hoe dan ook, nooit meer bedragen dan hetgeen door haar verzekering in het desbetreffende geval is gedekt en wordt uitgekeerd.