Office Employee

Locatie: Almere Dienstverband: Full Time

Als Office Employee zit jij op één van de meest belangrijkste en veelzijdige plekken in onze organisatie! Jij hebt namelijk een groot aandeel in zowel de medewerkerstevredenheid als de employee en customer journey. Verder hou je je bezig met onder andere HR-zaken, Facility Management, Legal ondersteuning, Managementondersteuning en de (telefonische) bereikbaarheid van Ultimum.

Omdat je klanten en collega’s te woord staat en er veel gebeurt bij onze organisatie, ben je altijd paraat om voor kleine probleempjes een oplossing te hebben en ben jij een servicegericht organisatietalent!

Hoe wordt ik Office Employee bij Ultimum? 

Als Office Employee ben je een spin in het web en ben je ook nog eens één van de gezichten (en stemmen) van onze organisatie! Als Ultimum willen we ertoe doen, voor de maatschappij, voor onze klanten maar ook zeker voor onze collega’s. Vooral bij de laatste twee punten speel jij hierin als Office Employee een belangrijke rol. Jij zorgt er namelijk voor dat gasten die op bezoek komen netjes worden ontvangen, of verwijst bellers door naar de juiste afdeling/collega. Daarnaast houd je je bezig met het organiseren van gave evenementen voor onze collega’s, zoals onze jaarlijkse familiedag, personeelsmeetings, etc.

Omdat je verder ook Legal en Management ondersteunt en je bezig houdt met HR en Facility heb je een servicegerichte instelling nodig. Zo komen collega’s regelmatig bij jou aankloppen met vragen over personeelszaken, zoals urenregistratie en declaraties, inplannen van afspraken, vragen over het volgen en registreren voor opleidingen en meer.

Jij houdt je dus bezig met:

  • Oppakken en afhandelen van alle binnenkomende verzoeken op organisatorisch, facilitair en HR-gebied
  • Bereikbaarheid van Ultimum vergroten, op kantoor, per telefoon en per mail
  • Volgen van interne processen en procedures (bijv. in- en uitdiensttreding)
  • Bijhouden en verwerken van o.a. wetswijzigingen in personeelshandboek en andere beleidsdocumenten
  • Verschillende soorten brieven opstellen
  • Ziekteverzuim binnen Ultimum bewaken, analyseren en verbeteren
  • Ultimum bijeenkomsten organiseren
  • Inkoop/bestellingen namens Ultimum (denk aan lunch voor vergaderingen, examens inplannen en boeken, nieuwe werktelefoons aanschaffen, etc.)
  • Verbetervoorstellen maken voor eigen interne processen en werkzaamheden.

Hier blink jij in uit:

  • Overzicht behouden, ook als het druk is
  • Volgen van processen en procedures
  • Adequaat oppakken van verzoeken
  • Een stap vooruit denken en proactief zijn en communiceren over de status van verzoeken
  • Collega’s helpen met verschillende vraagstukken
  • Meedenken om onze collega’s nog blijer te maken
  • Zorgen dat collega’s en klanten met een glimlach ons kantoor verlaten

Dit vragen we van jou:

  • Minimaal MBO 4 werk- en denkniveau (bij voorkeur hbo werk- en denkniveau)
  • Afgeronde Timemanagement cursus/ aantoonbaar goed in timemanagement
  • Achtergrond als HR medewerker/ administratief medewerker/ facilitair medewerker
  • Vloeiend Nederlands en vlot Engels
  • Communicatief en empathisch vermogen
  • Aansluiting bij onze kernwaarden: ambitieus, betrouwbaar en passievol

Zo ziet jouw toekomst bij Ultimum er uit:

  • Een zelfstandige rol en tegelijk de samenwerking met een team van hoogopgeleide collega's waarbinnen een gemoedelijke sfeer heerst, er onderling respect is en kennis graag gedeeld wordt.
  • Een platte organisatiecultuur met korte lijnen en optimale communicatie tussen de collega's
  • (Interne) trainingen en workshops waarbij je ook wordt aangemoedigd om relevante certificaten te behalen
  • verschillende opleidingsmogelijkheden
  • Pensioenregeling
  • 25 vakantiedagen per jaar
  • 8% vakantiegeld
  • Collectieve ziektekostenverzekering
  • Volledige reiskostenvergoeding/kilometervergoeding
  • Smartphone v.d. zaak met abonnement onbeperkt bellen / sms
  • Laptop van de zaak
  • Marktconform salaris (afhankelijk van jouw kennis en ervaring)
  • Vele leuke gezellige bijeenkomsten met je collega's
  • Thuiswerkmogelijkheden

Hebben wij jouw interesse gewekt en herken jij jezelf in de bovenstaande beschrijving dan maken wij graag kennis met jou. Naast jouw motivatie om bij ons te solliciteren, ontvangen wij graag ook jouw cv. Je motivatie en CV kun je sturen naar jouwtoekomst@ultimum.nl of vul het fomulier op deze pagina in!

Mocht je naar aanleiding van deze vacature eerst wat meer willen weten over onze organisatie of heb je nog andere vragen, bel dan met 088 118 98 40 en vraag naar één van onze recruiters!

Over Ultimum

Wij zijn Ultimum, een uniek IT-bedrijf in Almere. We zijn heel goed in IT-beveiliging (Cyber Security) en in de implementatie en het beheer van IT-infrastructuren. Denk hierbij aan het beheren van complexe servers zodat mensen hun werk goed kunnen blijven doen. Veilig, zonder zorgen en snel. Daarom zijn we continu op zoek naar IT-specialisten zoals jij!

Voor meer informatie over Ultimum kijk op U factor | Ultimum.

 

Ook zijn wij zeer actief op Social Media:

Wat is onze sollicatieprocedure?

Verstuur jouw sollicitatie online.
Dan nemen wij deze in behandeling!

Jouw sollicitatie wordt beoordeeld door degene van de afdeling. Je krijgt telefonisch of per e-mail een reactie

Vinden we jouw sollicitatie interessant? Dan nodigen we je graag uit voor een kennismakingsgesprek bij ons op kantoor.

Zijn we van beide kanten positief? Dan tekenen we de contracten en gaan we aan de slag! Gefeliciteerd je hebt de U-factor!