Projectmanager Zaaksysteem | Amstelveen | € Marktconform

Locatie: Amstelveen Dienstverband: Inhuur

Functie:                                        Projectmanager Zaaksysteem
Startdatum:                                  01-09-2022
Aantal uur per week:                   36 uur per week 
Tarief:                                            € Marktconform
Periode:                                        t/m 31-05-2023, met optie tot verlenging
Locatie:                                         Amstelveen
Deadline:                                       22-08-2022 08:00
ZZP:                                               Ja
Aanvraagnr:                                  20220802_10

Omschrijving
Voor haar eindklant, gemeente Amstelveen, zoekt Ultimum een Projectmanager Zaaksysteem voor 36 uur per week met als startdatum: 01-09-2022.

Zaakgericht werken is een belangrijke pijler van onze dienstverlening en heeft zich inmiddels bewezen. Dit passen we toe bij processen die leiden tot een product of dienst voor inwoners en ondernemers en alle processen die leiden tot archiefwaardige informatie. Zaakgericht werken is een combinatie van processen, mensen en applicaties. Het zaaksysteem is één van die applicaties.

De leverancier van ons primaire zaaksysteem heeft aangegeven dat hun product niet verder wordt doorontwikkeld. We kunnen het tot eind 2024 blijven gebruiken. Ondersteuning en noodzakelijke aanpassingen door de leverancier lopen gedurende de looptijd van het huidige contract volledig door. Het streven is om het huidige zaaksysteem te vervangen door een (SAAS) applicatie die volgens de Common Ground principes is gebouwd en zich al bewezen heeft bij andere gemeenten.

Bij het vervangen van het huidige “dik” alles-in-één zaaksysteem (ons zaaksysteem wordt nl. ook gebruikt als (CMS) Content Management Systeem, de (PIP) Persoonlijke Internet Pagina en voor online formulieren) door een “dun” zaaksysteem in combinatie met taak-specifieke applicaties (TSA’s) hanteren we de volgende uitgangspunten:

  • De dienstverlening aan onze burgers en ondernemers staat centraal
  • De dienstverlening moet ongehinderd doorgang blijven vinden
  • Domeinen, afdelingen en medewerkers worden maximaal betrokken
  • Geen 'big bang' maar het stap voor stap gecontroleerd en gestructureerd faseren en vervangen van het huidige zaaksysteem
  • Niet de techniek, maar de functionaliteit staat centraal
Samen met de vak-afdelingen bepalen we welke onderdelen uit het zaaksysteem niet in een dun zaaksysteem thuishoren, maar in taak-specifieke applicaties. Welke processen wel en niet geschikt zijn voor zaakgericht werken en welke procesondersteuning daarbij nodig is. Dit moet gezamenlijk worden geprioriteerd.

Je takenpakket ziet er in deze voorbereidingsfase als volgt uit:
  • Het gezamenlijk met de vak-afdelingen inventariseren welke processen gemigreerd moeten worden naar taak-specifieke applicaties en welke gebruikersgroepen worden geraakt
  • Het gezamenlijk met de vak-afdelingen definiëren van de requirements voor de taak-specifieke applicaties
  • Het gezamenlijk met de vak-afdelingen definiëren van de requirements voor een nieuw zaaksysteem
  • Het selecteren en (indien nodig) verwerven van de taak-specifieke applicaties
  • Het selecteren en verwerven van een nieuw zaaksysteem
  • Het voorbereiden van de (aanpak van de) migratie naar/implementatie van de taak-specifieke-applicaties en van het nieuwe zaaksysteem voor de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer
  • Tijdig aanhaken van relevante stakeholders zoals de proceseigenaren, gebruikersgroepen, Enterprise Architect, CISO, FG en beleidsadviseurs voor het blijven binnen kaders van o.a. de enterprise en I-architectuur, i-beleid, beveiligingsbeleid en de Avg

Functie-eisen
Functie-eisen zijn knock-out criteria. Dat voldaan wordt aan de eisen moet duidelijk blijken uit het CV door middel van een beschrijving van de ervaring en werkzaamheden. 
  • Op cv aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring met het opstellen van requirements voor de aanschaf van een zaaksysteem in de afgelopen 5 jaar
  • Op cv aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring met het uitvoeren van een marktverkenning en begeleiden van een aanbesteding in de afgelopen 5 jaar
  • Op cv aantoonbaar minimaal 5+ jaar ervaring, met het managen van grote ICT-projecten bij een 80.000+ (inwoners) gemeenten in de afgelopen 8 jaar
  • Bij de Gemeente Amstelveen is Bring Your Own Device (BYOD) van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt, zelf een smartphone inclusief abonnement en een laptop dient mee te nemen voor zakelijk gebruik

Functiewensen
  • Op cv aantoonbaar minimaal 5 jaar ervaring als Projectmanager op het gebied van zaaksysteem bij een gemeente in de afgelopen 8 jaar
  • Op cv aantoonbaar minimaal 5 jaar ervaring als Projectmanager met het opstellen van requirements voor de aanschaf van een zaaksysteem in de afgelopen 8 jaar
  • Aantoonbaar ervaring met Agile in de afgelopen 3 jaar. Licht toe waar en hoe deze ervaring is opgedaan
  • Aantoonbaar ervaring met Common Ground in de afgelopen 3 jaar. Licht toe waar en hoe deze ervaring is opgebouwd
Uit het CV moet duidelijk blijken op welke wijze en met welke werkervaringen kandidaat invulling geeft aan de functiewensen. 

Geschikte kandidaat? Reply ons met de onderstaande informatie

  • Tarief (exclusief btw, inclusief reis-/verblijfskosten)
  • FTE beschikbaarheid
  • Geplande vakantie(s)
  • CV zonder bedrijfslogo in Word formaat, in het Nederlands A4. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (MAAND EN JAAR) van de werkzaamheden. Uit het CV moet duidelijk blijken dat de kandidaat voldoet aan de eisen en wensen. 
  • Persoonlijke motivatie, specifiek geschreven op deze aanvraag
  • E-mailadres en telefoonnummer kandidaat
  • Motivatiebrief van maximaal 1 A4

Wat is onze sollicatieprocedure?

Verstuur jouw sollicitatie online.
Dan nemen wij deze in behandeling!

Jouw sollicitatie wordt beoordeeld door degene van de afdeling. Je krijgt telefonisch of per e-mail een reactie

Vinden we jouw sollicitatie interessant? Dan nodigen we je graag uit voor een kennismakingsgesprek bij ons op kantoor.

Zijn we van beide kanten positief? Dan tekenen we de contracten en gaan we aan de slag! Gefeliciteerd je hebt de U-factor!